处理word长文档-使用主控文档

11-08 12:37:21Word教程

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    在生成和编辑一个包含多个章节的书或者包含多个部分的报告时，要很好地组织和维护长文档就成了一个重要的问题。对于一个含有几万字，甚至几十万上百万字的文档，如果用普通的编辑方法，在其中查看特定的内容或对某一部分内容作修改和补充都将是非常费劲的。如果这个文档是由几个人来共同编辑完成，那将更容易引起混乱。
    Word 2000 提供了一系列编辑长文档的有用功能，正确地使用这些功能，组织和维护长文档就会变得得心应手，长文档就会变得非常有条理。不但可以独立工作，而且可以和外地的伙伴通过网络共同编辑一个文档。
    这一章将讲述如何使用主控文档来组织长文档，如何使用交叉阴影、书签、题注、索引和目录等，以及在大纲视图中组织长文档，使用Word 2000 的自动编写摘要功能类编写文档的摘要等。
在编辑一个长文档时，如果将所有的内容都放在一个文档中，那么工作起来会非常慢，因为文档太大，会占用很大的资源。用户在翻动文档时，速度就会变得非常慢。如果将文档的各个部分分别作为独立的文档，又无法对整篇文章作统一处理，而且文档过多也容易引起混乱。
    使用Word 的主控文档，是制作长文档最合适的方法。主控文档包含几个独立的子文档，可以用主控文档控制整篇文章或整本书，而把书的各个章节作为主控文档的子文档。这样，在主控文档中，所有的子文档可以当作一个整体，对其进行查看、重新组织、设置格式、校对、打印和创建目录等操作。对于每一个子文档，我们又可以对其进行独立的操作。此外，还可以在网络地址上建立主控文档，与别人同时在各自的子文档上进行工作。

6.1.1 创建主控文档
    主控文档是子文档的一个“容器”。每一个子文档都是独立存在于磁盘中的文档，它们可以在主控文档中打开，受主控文档控制；也可以单独打开。创建主控文档的步骤如下：
    （1）单击【常用】工具栏中的【新建空白文档】按钮，创建一个空文档。
    （2）选择【视图】菜单中的【大纲】菜单项，并切换到大纲视图下。此时【大纲】工具栏自动激活，【大纲】工具栏及各按钮的具体含义如图6-1 所示。
    （3）输入文档的大纲，并用内置的标题样式对各级标题进行格式化。
    （4）选定要拆分为子文档的标题和文本。注意选定内容的第一个标题必须是每个子文档开头要使用的标题级别。例如，所选内容中的第一个标题样式是“标题3”，那么在选定的内容中所有具有“标题3”样式的段落都将创建一个新的子文档。选定的方法是鼠标移到该标题前的空心十字符号，此时鼠标指针变成十字箭头，单击鼠标即可选定该标题包括的内容。

    （5）单击【大纲】工具栏中的【创建子文档】按钮，原文档将变为主控文档，并根据选定的内容创建子文档，如图6-2 所示。可以看到，Word 把每个子文档放在一个虚线框中，并且在虚线框的左上角显示一个子文档图标，子文档之间用分节符隔开。

    （6）把文件保存下来即可。Word 在保存主文档的同时，会自动保存创建的子文档，并且以子文档的第一行文本作为文件名。
注意：
    如果文档中已经存在子文档，而且文档中的子文档处于折叠状态，那么【创建子文档】按钮会无效。要使它有效，需要首先单击【展开子文档】按钮。
    在Word 2000 中，不但可以新建一个主控文档，而且可以将已有文档转换为主控文档。这样，用户就可以在以前工作的基础上，用主控文档来组织和管理长文档了。将已有文档转换为主控文档与创建空的主控文档基本类似，步骤如下：
    （1）打开要转换为主控文档的已有文档。
    （2）单击【视图】菜单中的【大纲】菜单项，切换到大纲视图。
    （3）通过使用内置标题样式或大纲级别建立主控文档的大纲，操作方法与创建主控文档时建立大纲的方法相同，可通过【格式】工具栏中【样式】菜单项所带的下拉列表来定义文本是标题或正文。
    （4）选定要划分为子文档中的标题和文本，如果某些文本包含在一个标题下，那么在单击这个标题前的分级显示符号选定这个标题时，这些文本也会被同时选定，创建子文档后，这些文本也将包含在这个子文档中。
    （5）单击【大纲】工具栏中的【创建子文档】按钮，创建子文档。
    （6）把文件另存为别的文件名。
    不管主控文档的文件名如何，每个子文档指定的文件名不会影响，因为它只是根据第一行的文本自动命名的。如果文件名相同，会自动在后面加上“1，2，…”来区别。

6.1.2 插入子文档
    在主控文档中，可以插入一个已有文档作为主控文档的子文档。这样，就可以用主控文档将以前已经编辑好的文档组织起来，而且还可以随时创建新的子文档，或将已存在的文档当作子文档添加进来。例如，作者交来的书稿是以一章作为一个文件来交稿的，编辑可以为全书创建一个主控文档，然后将各章的文件作为子文档分别插进去。操作方法如下：
    （1）打开主控文档，并切换到主控视图。
    （2）如果子文档处于折叠状态，先单击【大纲】工具栏上的【展开子文档】按钮，以激活【插入子文档】按钮。
    （3）将光标定位在添加已有文档的地方，确保光标的位置在已有的子文档之间。如果将改变定位在某一子文档内，那么插入的文档也会位于这个子文档内。
    （4）单击【大纲】工具栏中的【插入子文档】按钮，将弹出如图6-3 所示的【插入子文档】对话框。