Excel 筛选数据

11-08 12:39:07Excel教程

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    筛选数据清单可以使我们快速寻找和使用数据清单中的数据子集。筛选功能可以使Excel只显示出符合我们设定筛选条件的某一值或符合一组条件的行，而隐藏其他行。在Excel中提供了“自动筛选”和“高级筛选”命令来筛选数据。一般情况下，“自动筛选”就能够满足大部分的需要。不过，当我们需要利用复杂的条件来筛选数据清单时，就必须使用“高级筛选”才可以。
    对于数据清单，我们可以在条件区域中使用两类条件。一是：对于单一的列，可以使用多重的比较条件来指定多于两个的比较条件；例如，显示欠款大于一万、十万或一百万的客户。二是：当条件是计算的结果或需要比较时，可以使用计算条件。例如，若只要显示其销售额大于单元格 H2 中的季度平均值的行，请键入“=销售额> $H $2”（美元符号表示单元格引用为绝对单元格引用）。
12.4.1 使用“自动筛选”来筛选数据
    如果要执行自动筛选操作，在数据清单中必须有列标记。其操作步骤如下：
    (1) 在要筛选的数据清单中选定单元格。
    (2) 执行“数据”菜单中的“筛选”命令，然后选择子菜单中的“自动筛选”命令。
    (3) 在数据清单中每一个列标记的旁边插入下拉箭头，如图12-9所示。

    (4) 单击包含想显示的数据列中的箭头，我们就可以看到一个下拉列表，如图12-10所示。

    (5) 选定要显示的项，在工作表我们就可以看到筛选后的结果，如图12-11所示。

12.4.2 建立自定义“自动筛选”
    对于上一节中的筛选，我们还可以通过使用“自定义”功能来实现条件筛选所需要的数据。
    如果要符合一个条件，可以按照下列步骤执行：
    (1) 在要筛选的数据清单中选定单元格。
    (2) 执行“数据”菜单中的“筛选”命令，然后选择子菜单中的“自动筛选”命令。
    (3) 在数据清单中每一个列标记的旁边插入下拉箭头。单击包含我们想显示的数据列中的箭头，就可以看到一个下拉列表。
    (4) 选定“自定义”选项，出现一个自定义对话框，如图12-12所示。

    (5) 单击第一个框旁边的箭头，然后选定我们要使用的比较运算符。单击第二个框旁边的箭头，然后选定我们要使用的数值。在本例中设定的条件为，所有“销售数量<20”的记录。单击“确定”按钮，就可以看到如图12-13的筛选结果。

    如果要符合两个条件，可以按照下列步骤执行：
    (1) 在要筛选的数据清单中选定单元格。执行“数据”菜单中的“筛选”命令，然后选择子菜单中的“自动筛选”命令。
    (2) 在数据清单中每一个列标记的旁边插入下拉箭头。单击包含想显示的数据列中的箭头，就可以看到一个下拉列表。
    (3) 选定“自定义”选项，出现一个自定义对话框。单击第一个框旁边的箭头，然后选定我们要使用的比较运算符。在第二个框中，键入想和比较运算符一起利用的数。选定“与”选项按钮或“或”选项按钮。如果要显示同时符合两个条件的行，选定“与”选项按钮；若要显示满足条件之一的行，选定“或”选项按钮。再在第二个框中指定第二个条件，如图12-14所示。
    (4) 最后按下“确定”按钮，就可以看到图12-15的显示。

12.4.3 移去数据清单的筛选
    对于不再需要的筛选数据，我们可以采用下列方法之一将之移去。
    方法一：移去列的筛选，单击设定条件列旁边的箭头，然后从下拉式数据列表中选定“全部”，如图12-16所示。

    方法二：重新显示筛选数据清单中的所有行，执行“数据”菜单上的“筛选”菜单中的“全部显示”命令。
12.4.4 使用高级筛选
    使用自动筛选命令寻找合乎准则的记录，且方便又快速，但该命令的寻找条件不能太复杂；如果要执行较复杂的寻找，就必须使用高级筛选命令。执行高级筛选的操作步骤如下：
    (1) 在数据清单的前方插入几个空行，并建立条件区域，如图12-17所示。在本例中我们设定的条件是“销售数量>=10”的地区。

    (2) 在数据清单中选定单元格。执行“数据”菜单的“筛选”菜单中的“高级筛选”命令，出现一个如图12-18所示的对话框。